“大人数旅行“の幹事必見！旅行計画の手順や注意点◎
グループ旅行やサークル旅行など、大人数で旅行するのは楽しいですが、旅行計画を立てる幹事は大変！特に初めて幹事をやるとなると、何から手をつけていいのか分かりませんよね。そこで今回は、初めて大人数旅行の幹事をする方に向けて、旅行プランの立て方から大人数におすすめの旅行先など、必要情報を解説します！
『旅行の幹事になった人』
『大人数旅行の旅行先を探している人』におすすめ！
大人数旅行をとりまとめる際の基本手順
まずは、大人数旅行をとりまとめる際の、基本の流れや手順を見ていきましょう！
1.旅行先・日程を決める
まず始めにやるべきことは、「旅行先をどこにするか」「何月何日に何泊するか」を決めることです。とはいえ、幹事が独断で行き先などを決めるのは後々もめごとになりますので、旅行参加者内でアンケートをとりましょう♪
白紙の状態で旅行先を出してもらうのは集計も決定するのも大変なので、いくつか候補を挙げておいて、投票してもらう形にするのがおすすめです。旅行の日程は、国内・海外どちらにするのか、日帰りか連泊なのかなどによっても、決め方が異なります。時期によっては予約が取りづらい場合や、旅行金額が大きく変動することもあるので、余裕を持った日程調整をするようにしましょう◎
2.旅行の予算を決める
次に、旅行プランを立てるために、参加者1人当たりが負担する金額を決めます。あまり安すぎると充実したプランが立てられませんし、かといって高すぎると参加者が集まらないということも考えられます！
参加者全員が納得できる予算を決めるようにしましょう。ある旅行会社の調査では、国内では2万～5万当たり、海外では5万～10万前後で計画しているグループが多いようなので、参考にしてみると良いかもしれません！
3.旅行会社に見積もりを取り、詳細を打ち合わせる
旅行先などの基本的なことが決まったら、旅行会社にプランの問い合わせと見積もりを取ってもらいましょう。予算内に合った最良の旅行プランを立てるためにも、できるだけ複数社から見積もりを取ることをおすすめします◎
旅行会社を決めたら、プランの詳細を打ち合わせしましょう。交通機関や宿泊施設、食事や観光場所などの希望を相談し、旅行プランを作っていきます。
旅行プランができたら、予約等は旅行会社に任せておくと安心です♪
4.参加者へ予定を周知する
旅行プランの詳細が決まったら、参加者へ旅行の日程や予算などを周知します。この時点で正式な出欠確認を取り、旅行会社に参加人数の変更を伝えます。宿泊施設の部屋割りやバスの席順なども、この時一緒に決めておきます！
5.旅行のアクセントになるレクやイベントを準備する
移動中や宴会時に皆が楽しめるよう、レクリエーションやイベントを企画しましょう。移動がバスでガイドさんがつくなら、移動中のレクはガイドさんにお願いしても良いですね。また、体験教室や穴場スポット巡りツアーなど、観光イベントを旅行行程に盛り込んでおくのもおすすめです◎
こちらは旅行会社に相談してみましょう♪
6.チケットや予約の最終確認をする
旅行計画の最終段階です。航空券やツアーチケットの有無、宿泊施設等の予約確認を行いましょう。参加者全員への集合場所や旅行スケジュールの共有も忘れずに！
大人数旅行の注意点と幹事が気にすべきこと
次に、大人数旅行の計画を立てる際の注意点や、幹事が事前に把握しておくべき情報などを見ていきましょう！！
1.旅行準備は6ヶ月～3ヶ月前から始める
大人数旅行の準備は、早め早めに動くことが大切です。とはいえ、あまり先の日程で企画しても、急な予定変更で出欠人数が変動してしまう場合があります。かといって、近すぎる日程では、宿泊施設などの手配や準備が間に合わない可能性もあります！
目安としては、3ヶ月前（2ヶ月前でも可）から準備を始めるのが良いでしょう。仮の出欠を取っておき、旅行先や日程が決まったら改めて出欠を取ります。出欠できるかぎりぎりまで分からないという人には、最終の参加申込期限やキャンセル料がかからない期間を伝えておくことをおすすめします◎
大型連休前は要注意！
大型連休など混み合う時期に旅行する場合は、3ヶ月前に動いても予約が取れないことも考えられます。6ヶ月前くらいからおおまかな人数で予約を押さえてもらい、正式な出欠確認ができたら調整できるよう、旅行会社に相談しておくと良いでしょう！
2.参加者にアレルギーがないか事前に確認しておく
食べ物の好みが十人十色のように、アレルギーも個人差があります。メニューに書かれていないけれど、実はアレルギー食材が使われていたなんてことになったら、その人の命を脅かしかねません。
事前のアンケートでアレルギーの有無を確認しておき、宿泊施設や食事場所の予約の際にしっかり伝えるようにしましょう◎
3.旅行費用は多めに集金しておく
旅行中は、突発的なトラブルや出費がつきものです。交通機関の再手配が必要になったり、食事やお酒を勝手に追加されてしまったりなど、予定よりも代金がかさんでしまう場合があります。
自腹を切って後から代金を回収するよりも、予備費用として多めに集金しておく方が効率的です。予備費用が余ったら、会計報告と共に参加者へ返金します！
4.旅行前に予約確認はしっかり行っておく
前述で、予約等は旅行会社に任せておけば安心と書きましたが、旅行会社も人がやっているのでミスや漏れがないわけではありません。「この場所の予約が取れていなかった！」なんて、旅行当日に発覚して焦らないためにも、予約確認はしっかり済ませておきましょう。
もし予約漏れがあった場合は、代替案を考えなければならないので、確認は3日前には行うようにすると安心ですよ◎
大人数旅行におすすめの国内旅行先5選
最後に大人数旅行にぴったりな旅行先を、国内から5ヶ所ピックアップしてご紹介します。おすすめの観光スポットも併せてご紹介しますので、参考にしてみてくださいね♡
1.沖縄県
photo@「首里城」
少人数でも大人数でも楽しめる人気観光地と言えば、ご存知「沖縄県」！1年を通して温暖で過ごしやすく、ビーチバケーションはもちろん、歴史巡りがしたい方にもぴったりです！
大人数旅行にぴったりな観光スポット
大人数にぴったりで、沖縄に来たら外せない観光スポットをご紹介します。
- 「首里城」や「琉球村」で琉球王国の歴史と文化に触れる！
- ビーチバケーションにぴったり！「石垣島」や「宮古島」などの離島巡り
- ショッピングやお土産探しをするなら「国際通り」へ♪
- 「美ら海水族館」ゆったり癒しの時間を堪能！
その他、ダイビングやカヌーなど、アクティビティが楽しめるツアーもおすすめですよ♡
2.北海道
photo@「小樽運河」
大自然とグルメの宝庫である「北海道」も、大人数旅行に最適です！北海道は広すぎて数日間ではまわりきれないので、メインエリアを決めて、近場の観光スポットを巡る計画を立てるのがおすすめです♪
大人数旅行にぴったりな観光スポット
見どころの多い北海道の中でも、大人数におすすめの観光スポットをご紹介します♪
- 「洞爺湖温泉」や「登別温泉」など、個性豊かな泉質巡り
- 世界遺産「知床」で手つかずの大自然に触れる！
- 日本最北の動物園「旭山動物園」で癒しの動物たちを心ゆくまで観察！
- 運河のレトロな街並みと眺望を楽したいなら「小樽」がおすすめ♪
3.石川県
photo@「ひがし茶屋街」
温泉・グルメ・自然・歴史を一度に楽しみたい方には、「石川県」がおすすめ。中でも金沢は歴史的な街並みが残っており、大人数旅行でも大人気のスポットです◎
大人数旅行にぴったりな観光スポット
歴史的な街並みが多い石川県は、街歩き観光がおすすめです。
その中でも、特に大人数で楽しめるスポットをご紹介します。
- 石川の文化に触れるのにおすすめな「兼六園」や「ひがし茶屋街」
- 「山代温泉」や「粟津温泉」など、北陸屈指の上質な泉質を堪能♪
- 「白米の千枚田」など、「能登エリア」で日本の原風景に触れる！
また、加能ガニや金箔ソフトなど、石川ならではのグルメも目白押しですので、ぜひ味わってみてください♪
4.静岡県
photo@「富士山と茶畑」
世界遺産富士山を有する「静岡県」は、アミューズメントスポットが多いので、卒業旅行や社員旅行などにもぴったりな観光地です。また、有名温泉街も多いので、癒しの時間をゆっくり堪能したい方にもおすすめです◎
大人数旅行にぴったりな観光スポット
静岡に大人数旅行で訪れたら、下記のような観光スポットがおすすめです。
- 「熱海温泉」や「修善寺温泉」など、全国有数の温泉街でゆっくりした時間を堪能
- 「駿河湾フェリー」で雄大な富士山の絶景を海上から楽しむ♪
- 「富士サファリパーク」でクマやライオンの迫力の大接近！
上記以外にも、東海道の宿場町や近代産業の遺跡など、歴史と文化を学べるスポットが満載です。
5.神奈川県
photo@「赤レンガ倉庫」
異国情緒あふれる横浜から、歴史を感じさせる温泉街の箱根など、新旧・和洋の異なった街並みを楽しめる「神奈川県」。エリアによって景色や雰囲気ががらりと変わるので、大人数でも一人旅でも楽しめる観光地です♪
大人数旅行にぴったりな観光スポット
神奈川に訪れたら、ぜひ下記のようなスポットをまわってみましょう。
- 古くから温泉地として親しまれる、「湯河原温泉」や「強羅温泉」の泉質を堪能
- 本格的な中華料理やおしゃれを楽しみたいなら「横浜中華街」がおすすめ！
- おしゃれな街並みの「山下公園」や「赤レンガ倉庫」で街歩きを楽しむ♪
大人数旅行の幹事がすべき役割や、段取りについてイメージできましたか？細かい仕事が多くて大変ですが、旅行が成功した時の達成感もひとしおです。
自分も皆も楽しかったと思える旅行にするためにも、上記の手順を参考にして、大人数旅行の計画を立ててみてくださいね♪
大人数旅行の宿泊施設探しにお困りの方は、こちらの記事も参考に！↓
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